Quando si parla di appalti pubblici nelle scuole, il principale riferimento è al nuovo Codice dei Contratti Pubblici (D.Lgs. 36/2023), attraverso il quale il mondo della pubblica amministrazione – e in particolare quello scolastico – è entrato in una nuova fase di rinnovamento gestionale.

Dal 1° luglio 2023, anche le scuole, in quanto stazioni appaltanti, devono rispettare nuove regole per l’affidamento di lavori, servizi e forniture. A queste disposizioni si è aggiunto il D.Lgs. 209/2024, che dal 1° gennaio 2025 estende i nuovi obblighi anche alla fase di esecuzione dei contratti.

Un cambiamento importante che ridefinisce competenze, responsabilità e modalità operative delle istituzioni scolastiche.

Appalti pubblici nelle scuole: l’obbligo di qualificazione delle stazioni appaltanti

Il principio cardine del nuovo Codice che riguarda gli appalti pubblici nelle scuole è la qualificazione delle stazioni appaltanti, ovvero l’obbligo per ogni amministrazione che gestisca appalti di dimostrare adeguate capacità tecniche, organizzative e digitali.

Dal 1° luglio 2023, solo le stazioni qualificate possono affidare contratti pubblici sopra determinate soglie economiche:

• 140.000 euro per servizi e forniture;
• 500.000 euro per lavori.
  

Ciò significa che le scuole, pur essendo amministrazioni pubbliche, devono rispettare gli stessi criteri di competenza e trasparenza richiesti agli altri enti locali. L’obiettivo del legislatore è garantire una gestione più efficiente e controllata delle risorse pubbliche, riducendo margini di errore e procedure irregolari.

Le deroghe previste dal Codice per gli appalti pubblici nelle scuole

Il legislatore ha tuttavia previsto una valvola di flessibilità per le amministrazioni non ancora qualificate.

L’articolo 62, comma 6, del D.Lgs. 36/2023 consente anche alle scuole non qualificate di effettuare affidamenti entro le soglie europee, a condizione che utilizzino strumenti digitali forniti da centrali di committenza qualificate (come Consip o le piattaforme regionali).

Per i lavori di manutenzione ordinaria, la soglia massima viene innalzata a 1 milione di euro, proprio per agevolare interventi rapidi sugli edifici scolastici, spesso bisognosi di manutenzione tempestiva.

In questo modo, il sistema combina rigore normativo e pragmatismo, evitando di bloccare l’operatività delle scuole che ancora non hanno completato il percorso di qualificazione.

Appalti pubblici nelle scuole: gli istituti come amministrazioni sub centrali

Un chiarimento fondamentale arriva dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che ha ufficialmente riconosciuto le istituzioni scolastiche come “amministrazioni sub centrali”.

Questo status comporta un vantaggio significativo: le scuole possono applicare soglie di affidamento più alte rispetto a quelle previste per le amministrazioni centrali.

In pratica, gli istituti scolastici acquisiscono una maggiore autonomia nella gestione degli appalti, pur restando vincolati ai principi di trasparenza, pubblicità e concorrenza.

Il riconoscimento di questa categoria intermedia rafforza il ruolo delle scuole come soggetti amministrativi attivi e responsabili, non più meri destinatari di procedure centralizzate, riconoscendo l’importanza degli appalti pubblici nelle scuole.

Gare distinte e limiti al frazionamento artificioso

L’ANAC è intervenuta anche per chiarire un aspetto spesso controverso: la possibilità di suddividere i servizi in più gare.

Secondo l’Autorità, le scuole possono indire procedure autonome per servizi diversi – ad esempio viaggi d’istruzione, corsi di lingua, uscite didattiche – solo se le finalità sono realmente distinte. Il frazionamento artificioso di un appalto, finalizzato ad aggirare le soglie di legge, è invece espressamente vietato.

Questa precisazione è cruciale per mantenere un equilibrio tra flessibilità gestionale e rispetto delle regole: ogni procedura deve essere giustificata da esigenze oggettive e documentabili.

Viaggi d’istruzione: un nuovo modello di gestione

Il settore dei viaggi d’istruzione è uno dei più toccati dalla riforma degli appalti pubblici nelle scuole. Dal 1° giugno 2025, per importi superiori a 140.000 euro, le scuole dovranno utilizzare piattaforme certificate o centrali di committenza qualificate per l’acquisto dei servizi di organizzazione dei viaggi, stage linguistici e scambi culturali.

Il Ministero dell’Istruzione e del Merito, in collaborazione con Consip, sta predisponendo una gara nazionale per offrire un sistema di acquisto centralizzato, capace di garantire trasparenza, sicurezza e semplicità operativa.

Le scuole potranno scegliere pacchetti “chiavi in mano” da operatori accreditati, selezionati in base a criteri di qualità e sostenibilità, evitando così procedure complesse e rischi di contenzioso.

Il modello punta anche a favorire la partecipazione delle piccole imprese turistiche, attraverso la suddivisione in lotti territoriali.

Il nuovo ruolo degli Uffici Scolastici Regionali

Il DPCM n. 185/2024 assegna un ruolo strategico agli Uffici Scolastici Regionali (USR), chiamati a fornire supporto tecnico e amministrativo alle scuole.

Gli USR potranno agire come stazioni appaltanti qualificate, assistendo gli istituti nelle fasi di gara, valutazione e gestione dei contratti. Questa riorganizzazione mira a creare una rete territoriale di competenze, riducendo i tempi e migliorando la qualità delle procedure.

Dal gennaio 2026, le scuole avranno accesso diretto alla piattaforma Consip, ma fino ad allora potranno appoggiarsi alle centrali di committenza già operative nei propri territori.

Le nuove istruzioni operative del Ministero

Con la nota del 24 settembre 2025, il Ministero dell’Istruzione e del Merito ha fornito le linee guida operative per la gestione dei viaggi d’istruzione relativi all’anno scolastico in corso.

Il documento spiega come le scuole devono comportarsi nella fase di transizione, in attesa dell’entrata a pieno regime del nuovo sistema di gare Consip.

Le indicazioni ministeriali puntano alla semplificazione amministrativa, incoraggiando l’uso delle piattaforme digitali e la collaborazione tra istituti, USR e centrali di committenza. L’obiettivo è duplice: garantire regolarità procedurale e continuità didattica, evitando blocchi o ritardi nelle attività scolastiche.

Una nuova fase

Il nuovo quadro normativo ridefinisce in profondità la gestione degli appalti pubblici nelle scuole, introducendo regole più rigorose ma anche strumenti più moderni.

La digitalizzazione, la trasparenza e la collaborazione istituzionale diventano i pilastri di un sistema che mira a conciliare autonomia scolastica e legalità amministrativa.

Per dirigenti, DSGA e segreterie, si apre una fase di formazione e adattamento, ma anche l’opportunità di operare in modo più efficiente e sicuro, all’interno di un contesto finalmente più chiaro e strutturato.