La tutela della privacy email dipendenti riceve un’importante conferma dalla Corte di Cassazione. Con la sentenza n. 24204 del 29 agosto 2025, la Sezione Lavoro ha stabilito un principio fondamentale: l’accesso alla corrispondenza privata dei lavoratori è vietato, anche se archiviata sui server aziendali. Una decisione che rafforza in modo determinante i diritti individuali nell’ambiente di lavoro digitale e impone regole precise ai datori di lavoro.

Il Contesto della Sentenza n. 24204/2025

La pronuncia della Suprema Corte trae origine dal caso di una società che aveva tentato di utilizzare la corrispondenza elettronica privata di alcuni suoi ex dipendenti come prova in un contenzioso per concorrenza sleale. 

L’azienda riteneva di avere il diritto di accedere a tali comunicazioni, poiché erano state rinvenute sui propri sistemi informatici e non richiedevano chiavi di accesso specifiche per essere consultate. Tale argomentazione è stata, tuttavia, respinta con fermezza dai giudici. 

La Cassazione ha confermato la decisione della Corte d’Appello di Milano, dichiarando inutilizzabile il materiale probatorio acquisito in violazione della riservatezza. Un pronunciamento di basilare importanza, che richiama i principi sanciti dall’articolo 8 della Convenzione europea dei diritti dell’uomo a protezione della vita privata e della corrispondenza.

Controlli del Datore di Lavoro: Legittimità e Limiti

I giudici di legittimità hanno ribadito che le comunicazioni elettroniche, anche se trasmesse dai locali dell’impresa, rientrano a pieno titolo nella nozione di “vita privata“. 

Per tale motivo, qualsiasi forma di controllo da parte del datore di lavoro, inclusi i dirigenti scolastici, deve sottostare a criteri rigorosi per essere considerata legittima. 

L’azione di monitoraggio deve essere giustificata da una finalità legittima e non può tradursi in un’indagine massiva e indiscriminata. 

Sono stati delineati, a tal proposito, dei requisiti imprescindibili per qualunque attività di verifica:

• finalità legittima: il controllo deve essere motivato da ragioni serie e comprovabili, come la tutela del patrimonio aziendale o la prevenzione di illeciti;
• principio di proporzionalità: il datore di lavoro è tenuto a scegliere le modalità di controllo meno intrusive possibili, limitando l’ingerenza nella sfera privata del lavoratore;
• informazione preventiva: risulta essenziale fornire ai dipendenti un’informativa dettagliata e trasparente sulle policy aziendali, che specifichi le modalità e i limiti di utilizzo degli strumenti informatici e le possibilità di controllo.

Privacy Email Dipendenti e Normativa Vigente

La sentenza si inserisce in un orientamento giurisprudenziale consolidato, che considera illegittima la raccolta e conservazione dei dati personali dei dipendenti senza il rispetto delle garanzie procedurali. 

Un riferimento normativo essenziale è l’articolo 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), che regola l’uso di impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. 

Allo stesso modo, viene richiamato il Codice in materia di protezione dei dati personali, che impone l’acquisizione del consenso individuale per il trattamento di dati sensibili. 

La Corte ha, inoltre, evidenziato un profilo di rilevanza penale, specificando come l’accesso a una casella di posta elettronica protetta da password possa configurare il delitto di accesso abusivo a un sistema informatico, oltre a quello di violazione di corrispondenza, a riprova della solidità delle tutele accordate alla sfera digitale del lavoratore.

Implicazioni per le Istituzioni Scolastiche e le Aziende

Le indicazioni fornite dalla Cassazione hanno un impatto operativo significativo non solo per le aziende private, ma anche per le pubbliche amministrazioni, scuole incluse. 

Dirigenti scolastici e Direttori dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) devono assicurare che la gestione degli strumenti informatici forniti al personale docente e ATA sia conforme ai principi di trasparenza e proporzionalità. 

Diventa, pertanto, indispensabile definire un regolamento d’istituto chiaro sull’utilizzo della posta elettronica e della rete internet, che informi il personale sulle policy adottate e sulle eventuali procedure di controllo, sempre nel rispetto della privacy email dipendenti. 

L’assenza di specifiche disposizioni in materia rende illegittima qualsiasi acquisizione di prove da email private, anche qualora l’obiettivo sia quello di accertare condotte disciplinarmente rilevanti. La sentenza rappresenta, in conclusione, un monito a bilanciare le esigenze organizzative con la protezione dei diritti fondamentali della persona.