Gli adempimenti DSGA nei primi 90 giorni dell’anno scolastico sono un passaggio cruciale per garantire ordine, efficienza e regolarità in tutte le attività amministrative e contabili di una scuola.
Difatti, i primi 90 giorni sono il periodo più intenso per una segreteria scolastica: si chiude l’esercizio contabile precedente, si avvia quello nuovo (Programma annuale), si gestiscono le prese di servizio e le nomine delle supplenze, si completano le profilature informatiche e si organizza il personale docente e ATA (orari, turnazioni, coperture delle supplenze).
In questa fase il ruolo del DSGA è centrale: supporto tecnico-amministrativo al dirigente, gestione della contabilità e coordinamento operativo della segreteria. Vediamo insieme, in modo dettagliato e pratico, quali sono le principali aree di lavoro e le criticità che ogni DSGA deve affrontare per garantire un corretto avvio dell’anno scolastico.
Contabilità: il primo degli adempimenti DSGA nei primi 90 giorni
La dimensione contabile è fra gli adempimenti DSGA nei primi 90 giorni più importante. A inizio anno scolastico occorre verificare lo stato del conto del tesoriere, chiudere mandati e reversali pendenti al 31 agosto e predisporre eventuali rettifiche.
Parallelamente si apre il nuovo esercizio finanziario: qui entra in gioco il Programma annuale, documento di previsione che deve essere redatto dal dirigente con la collaborazione del DSGA e poi approvato dal Consiglio d’Istituto.
In questa fase il DSGA coordina la corretta applicazione del Regolamento di contabilità (D.I. 129/2018), si assicura che i registri siano aggiornati e prepara la documentazione utile ai Revisori dei conti per il successivo controllo.
È un lavoro intenso che richiede attenzione non solo alla burocrazia ma anche alla pianificazione dei progetti finanziati (PNRR, Erasmus, fondi d’istituto), in modo da garantire la sostenibilità economica delle attività della scuola.
Prese di servizio: il momento formale che avvia il lavoro
Il 1° settembre segna l’inizio ufficiale per docenti e ATA, ma la segreteria e il DSGA hanno già preparato tutto perché la presa di servizio avvenga senza intoppi. Questo atto formale, che dà avvio al rapporto di lavoro, è essenziale per stabilire decorrenze giuridiche ed economiche.
I neoimmessi in ruolo, i trasferiti e i supplenti devono consegnare documenti anagrafici, titoli, coordinate bancarie e compilare i moduli per l’inserimento nei sistemi informatici.
La segreteria registra la presa di servizio sul SIDI e su Istanze OnLine, assicurandosi che i dati siano corretti e immediatamente disponibili per la gestione contrattuale e stipendiale.
Non si tratta di un mero adempimento burocratico, ma di un momento organizzativo strategico: eventuali ritardi o mancanze possono rallentare pagamenti e assegnazioni, con ricadute dirette sul personale.
Adempimenti DSGA nei primi 90 giorni: le profilature e i sistemi informatici
Fra gli adempimenti DSGA nei primi 90 giorni, è altrettanto fondamentale predisporre correttamente le profilature informatiche. Il DSGA, in coordinamento con il dirigente scolastico, deve garantire l’accesso sicuro e differenziato a SIDI, POLIS, registro elettronico e posta istituzionale.
Ogni profilo deve essere configurato in base al ruolo — docente, personale ATA, segreteria, dirigente — per assicurare che ciascuno possa operare solo all’interno delle proprie competenze.
La gestione corretta delle credenziali è anche un obbligo legato alla normativa sulla privacy e al GDPR: password sicure, firma digitale per i provvedimenti ufficiali, monitoraggio delle abilitazioni.
Una profilatura errata può esporre la scuola a rischi di accessi non autorizzati o blocchi operativi; per questo conviene mantenere un registro interno che riepiloghi utenti, ruoli e responsabilità, aggiornato in tempo reale.
Organizzazione del personale docente e ATA: incastri e responsabilità
Una delle sfide più delicate dei primi 90 giorni riguarda la distribuzione del personale.
I docenti devono essere assegnati alle cattedre e agli spezzoni orari, mentre il personale ATA deve essere distribuito tra sorveglianza, segreteria, supporto tecnico e pulizia.
Il DSGA, come figura di coordinamento, lavora a stretto contatto con il dirigente per garantire che orari e turnazioni siano equilibrati, che le sostituzioni siano previste e che il servizio scolastico funzioni in maniera fluida.
La gestione tempestiva delle assenze iniziali e delle supplenze brevi è fondamentale per evitare disservizi: già dalle prime settimane bisogna avere chiaro come coprire le ore scoperte e quali margini di flessibilità esistono nell’organico.
In parallelo, occorre gestire ferie, permessi e certificati medici, tenendo aggiornati i registri delle presenze e i fascicoli personali.
Raccomandazioni operative: costruire un piano d’azione
Vista la mole di impegni, il rischio di errori o dimenticanze è alto. Per questo i DSGA esperti consigliano di adottare da subito un piano operativo scandito per settimane.
Entro i primi 15 giorni vanno completate le prese di servizio e le profilature, entro la sesta settimana va avviata la bozza del Programma annuale e predisposto il calendario delle supplenze, entro il terzo mese vanno chiusi i controlli contabili e predisposti i documenti per i revisori.
Un’agenda interna condivisa con la segreteria, checklist di controllo e riunioni periodiche con il dirigente riducono notevolmente i rischi di disallineamento. La regolarità amministrativa, soprattutto nei primi mesi, è un biglietto da visita che influenza l’intero anno scolastico.
Rischi frequenti degli adempimenti DSGA nei primi 90 giorni e come evitarli
Gli errori più comuni che è possibile commettere quando si svolgono gli adempimenti DSGA nei primi 90 giorni derivano spesso da sottovalutazioni.
Accettare prese di servizio senza documentazione completa, per esempio, può bloccare i pagamenti; concedere profilature troppo ampie rischia di compromettere la sicurezza dei dati; rimandare verifiche contabili può portare a contestazioni da parte dei revisori.
La prevenzione sta nell’organizzazione: predisporre moduli standardizzati per i neoassunti, tenere un registro aggiornato degli accessi informatici, fissare incontri di coordinamento periodici e rispettare con rigore le scadenze fissate dal regolamento di contabilità.
Con metodo e precisione, i primi tre mesi si trasformano da periodo critico a momento di consolidamento delle buone pratiche.
Gli adempimenti DSGA nei primi 90 giorni sono la base per un anno scolastico regolare ed efficiente.
La gestione contabile, le prese di servizio, le profilature informatiche e l’organizzazione del personale non sono soltanto obblighi normativi: sono attività che garantiscono qualità del servizio e serenità per docenti, ATA e famiglie.
Pianificare, monitorare e prevenire criticità consente al DSGA e alla segreteria di trasformare il carico iniziale in un investimento di ordine e trasparenza per tutto l’anno scolastico.
