Guida al ruolo di assistente amministrativo nelle scuole
L’assistente amministrativo ATA, indicato con la sigla AA, è parte di una branca specifica del personale Assistente, Tecnico e Ausiliario.
Questa figura si è evoluta nel corso del tempo: ad essa sono state assegnate sempre maggiori responsabilità e richieste specifiche competenze. Analizzeremo di seguito chi è e quali sono le mansioni dell’assistente amministrativo ATA.
Il profilo professionale dell’assistente amministrativo ATA (AA)
Il profilo dell’assistente amministrativo fa parte dell’area di lavoro degli assistenti, un tempo area B del personale ATA. Ricordiamo, infatti, che con la sottoscrizione del nuovo CCNL 2019/21 c’è stata una nuova classificazione del personale ATA.
Fanno parte della stessa area dell’assistente amministrativo anche quello tecnico, il cuoco, il guardarobiere e l’infermiere.
Soffermandoci sul profilo dell’assistente amministrativo, possiamo affermare che si tratta di lavoratori che svolgono compiti complessi. Per questo è richiesta una preparazione professionale specifica e la capacità di attuare procedure particolari. Spesso con l’uso di apparecchiature specializzate.
Per svolgere le mansioni di assistente amministrativo ATA bisogna avere conoscenze complete e competenze cognitive, relazionali e propositive per affrontare situazioni complesse.
L’assistente amministrativo svolge attività lavorative che richiedono una specifica preparazione professionale. La stessa può essere consolidata seguendo degli specifici corsi per personale ATA. Tra le mansioni principali dell’AA troviamo:
- gestione di documenti;
- contabilità;
- gestione di materiali;
- attività di archivio, protocollo e magazzino.
I requisiti per accedere a questa figura professionale sono: il diploma di scuola secondaria di secondo grado e la Certificazione internazionale di alfabetizzazione digitale.
In particolare, la sopra citata Certificazione è necessaria in quanto molte delle attività svolte dagli assistenti amministrativi richiedono una capacità di esecuzione delle procedure tramite l’utilizzo di strumenti di tipo informatico, anche per le finalità di catalogazione.
Nelle istituzioni scolastiche ed educative dotate di magazzino, l’AA può essere addetto alla custodia, alla verifica, alla registrazione delle entrate e delle uscite del materiale e delle derrate in giacenza.
Ancora, l’AA svolge le attività specifiche con autonomia operativa e responsabilità diretta. Di seguito, analizzeremo, nel dettaglio, tutte le mansioni svolte dall’assistente amministrativo.
Le mansioni dell’Assistente Amministrativo
Come accennato inizialmente, la figura dell’assistente amministrativo nel tempo ha subito enormi cambiamenti. Soprattutto, per quanto riguarda l’aumento della mole di lavoro e delle relative responsabilità.
Un tempo l’AA poteva essere identificato come un semplice impiegato addetta alle segreterie scolastiche. Oggi, invece, i compiti dell’assistente amministrativo lo portano a dover avere un alto livello di preparazione professionale specifica. Questo richiede anche un continuo aggiornamento.
L’assistente amministrativo, infatti, è un profilo professionale molto richiesto dalle scuole al giorno al giorno d’oggi. Questo avviene perché le istituzioni scolastiche sono alla continua ricerca di una figura che possa farsi carico di responsabilità dettagliate e mansioni impegnative.
Il livello di competenze richiesto è molto più alto rispetto ad una volta. Il motivo risiede nel fatto che l’assistente amministrativo deve sempre essere aggiornato su tutte le novità legislative riguardanti il comparto scuola in cui opera.
Vediamo nello specifico quali sono i compiti e le mansioni che un impiegato amministrativo deve svolgere durante il suo lavoro.
Cosa fa in ambito gestionale e amministrativo
Fra le mansioni dell’Assistente Amministrativo ATA, possiamo in primis soffermarci sul settore gestionale e amministrativo da lui gestito. Nel dettaglio, l’AA si occupa delle seguenti attività:
- Gestione degli archivi dell’istituto scolastico: l’assistente amministrativo è responsabile dell’organizzazione e della manutenzione degli archivi, garantendo l’accessibilità e l’ordine dei documenti.
- Protocollazione dei documenti: l’AA si occupa di registrare e catalogare i documenti in arrivo e in partenza, assicurando che siano correttamente archiviati e rintracciabili.
- Gestione dei fascicoli personali di impiegati e docenti: l’attività consiste nel mantenimento aggiornato dei dossier personali del personale scolastico, comprese le informazioni contrattuali e le certificazioni.
- Gestione degli adempimenti relativi ai procedimenti disciplinari: l’assistente amministrativo supporta l’amministrazione nella gestione dei procedimenti disciplinari per docenti, collaboratori e tecnici. Garantendo il rispetto delle normative interne e statutarie.
- Gestione dei rapporti con gli enti pubblici: l’AA funge da intermediario tra la scuola e gli enti pubblici, gestendo comunicazioni, richieste e adempimenti burocratici.
- Gestione delle procedure relative al personale: questo esperto si occupa di monitorare e gestire le assenze, i permessi e i ritardi del personale scolastico, assicurando la corretta registrazione e l’aderenza alle normative vigenti.
- Fornitura di certificazioni e attestati: l’assistente risponde alle richieste di certificazioni e attestati da parte del personale, degli studenti e di altre parti interessate, garantendo la precisione e la tempestività delle risposte.
- Amministrazione delle pratiche per la concessione dei prestiti INPS: l’AA assiste il personale nella compilazione e nella presentazione delle pratiche per ottenere prestiti INPS, fornendo supporto amministrativo e seguendo le procedure stabilite.
- Gestione dei riconoscimenti della carriera pre-ruolo: questo esperto ATA si occupa di valutare e registrare i riconoscimenti della carriera pre-ruolo del personale scolastico, assicurando la corretta attribuzione dei benefici previsti.
- Gestione del magazzino: l’assistente amministrativo ATA gestisce il magazzino della scuola, garantendo la corretta tenuta degli inventari, l’approvvigionamento di materiali e la gestione delle consegne. Assicura inoltre l’ordine e la disponibilità degli articoli necessari per le attività quotidiane della scuola, supervisionando anche il processo di acquisto e il controllo delle scorte.
I compiti didattici dell’AA
Ai compiti gestionali e amministrativi dell’assistente amministrativo si aggiungono le responsabilità didattiche. Queste rivestono un ruolo cruciale nel supporto al processo educativo della scuola. A livello didattico, dunque, tra i compiti dell’AA troviamo:
- Gestione delle pratiche di iscrizione degli studenti: l’assistente amministrativo coordina e gestisce l’iter di iscrizione degli studenti, fornendo supporto agli studenti e alle loro famiglie durante il processo di registrazione. Questo include la raccolta e la verifica della documentazione necessaria, l’elaborazione delle richieste e l’aggiornamento dei registri scolastici.
- Gestione delle pratiche per i trasferimenti degli alunni: l’AA si occupa anche delle procedure relative ai trasferimenti degli studenti da e verso la scuola, collaborando con altre istituzioni scolastiche e le autorità competenti per garantire una transizione agevole e senza intoppi per gli studenti coinvolti.
- Preparazione dei documenti per gli esami di stato: l’assistente amministrativo si assicura che tutti i documenti e le procedure necessarie per gli esami di stato siano pronti e correttamente compilati. Questo comprende la preparazione dei registri degli esami, la distribuzione dei materiali agli studenti e la gestione logistica durante lo svolgimento degli esami.
- Gestione del rilascio di pagelle, diplomi, attestazioni e certificati: l’AA è responsabile del processo di emissione e distribuzione di documenti ufficiali agli studenti, comprese le pagelle, i diplomi di studio, le attestazioni di partecipazione e i certificati di competenza. Si assicura che questi documenti siano accurati, completi e consegnati tempestivamente agli interessati.
Queste mansioni didattiche sottolineano il ruolo poliedrico e multifunzionale dell’assistente amministrativo ATA. Il cui contributo è essenziale per garantire un ambiente educativo efficiente e ben organizzato.
La sua partecipazione attiva nel supportare le attività didattiche della scuola dimostra l’importanza di questa figura nel promuovere il successo degli studenti. E ancora il funzionamento complessivo dell’istituzione educativa.
Le mansioni contabili
L’assistente amministrativo ATA svolge una serie di compiti contabili fondamentali per garantire la corretta gestione finanziaria della scuola. Ecco un approfondimento delle suddette mansioni:
- Preparazione delle buste paga per i docenti: l’assistente è responsabile della compilazione e della distribuzione delle buste paga per il personale docente, assicurando la precisione nei calcoli delle retribuzioni e il rispetto delle normative contrattuali.
- Amministrazione delle liquidazioni: l’AA gestisce le procedure relative alle liquidazioni del personale, includendo il calcolo e il pagamento delle indennità di fine servizio o altre prestazioni economiche.
- Controllo e gestione dei periodi di ferie: l’esperto ATA monitora e gestisce le richieste di ferie del personale, garantendo la corretta registrazione e la pianificazione adeguata delle risorse umane durante i periodi di assenza.
- Gestione dei pagamenti dei supplenti: l’assistente si occupa del pagamento degli insegnanti supplenti, assicurando il rispetto delle normative contrattuali e la tempestiva erogazione delle retribuzioni.
- Gestione dei pagamenti dei lavori di manutenzione: l’AA coordina i pagamenti relativi ai servizi di manutenzione e riparazione degli edifici scolastici, assicurando la correttezza delle transazioni e la conformità alle normative di bilancio.
- Gestione dei documenti INPS, i vari CUD, i 770 e il modello IRAP: l’esperto si occupa della compilazione e della presentazione dei documenti fiscali e previdenziali, tra cui i certificati CUD, i modelli 770 e IRAP, garantendo la conformità alle disposizioni normative vigenti.
- Controllo e verifica delle scadenze e degli adempimenti fiscali: l’AA monitora le scadenze fiscali e amministrative, assicurando il rispetto dei termini per la presentazione dei documenti e il pagamento delle imposte, al fine di evitare sanzioni o ritardi nell’adempienza degli obblighi fiscali.
- Controllo del patrimonio scolastico: implica la gestione efficiente e accurata di tutti gli asset fisici della scuola, garantendo che siano adeguatamente mantenuti, protetti e utilizzati in modo efficiente per sostenere le attività educative dell’istituzione.
Queste mansioni contabili sono cruciali per garantire la trasparenza finanziaria e la conformità normativa della scuola. Assicurando, in tal modo, una corretta gestione delle risorse finanziarie e una conduzione efficiente delle attività amministrative.
La differenza tra assistente amministrativo e tecnico ATA
Capita molto spesso che il ruolo dell’assistente amministrativo venga confuso con quello dell’assistente tecnico. Entrambi i profili appartengono all’area degli assistenti, ma con ruoli completamente diversi. Vediamo di fare chiarezza.
L’assistente tecnico ha il compito di sovrintendere al funzionamento di uno o più laboratori, allo scopo di consentirne l’utilizzo corretto ai docenti e agli studenti.
In molte scuole sono, infatti, presenti laboratori come quelli di fisica, di chimica, di lingue o di informatica. Ma anche i laboratori sartoriali e quelli di cucina, a seconda del tipo di istituto.
Questo professionista fornisce supporto tecnico alle attività didattiche del docente, occupandosi dei materiali e delle attrezzature presenti nei vari laboratori. Pur non avendo responsabilità didattiche dirette, rappresenta un cardine indispensabile per il percorso formativo degli studenti.
Garantisce infatti l’efficienza degli strumenti e i necessari rifornimenti di materiali. Durante le ore dedicate alla didattica, ha la responsabilità di fornire assistenza tecnica nel corso delle esercitazioni, in compresenza del docente.
L’assistente amministrativo, dal canto suo, deve gestire pratiche burocratiche rilevanti. Dunque, si occupa di documenti, circolari, certificazioni e pratiche di vario tipo. Ecco perché il suo ruolo è fondamentale affinché una scuola funzioni in modo efficiente, in particolare la segreteria.
I suoi compiti, comunque, non finiscono qui, perché come abbiamo approfondito in precedenza, non siamo di fronte a un semplice impiegato. Questa figura professionale deve svolgere anche mansioni finanziarie, contabili e organizzative, spesso complesse.
L’assistente amministrativo scolastico non solo ha delle funzioni ben definite, ma deve anche avere un’adeguata formazione e preparazione. Senza la quale non potrà accedere al suo ruolo e svolgere correttamente le sue mansioni.
Difatti, l’AA è chiamato a gestire tutto ciò che concerne gli archivi e il disbrigo delle pratiche, ma ha anche mansioni più delicate. Le stesse lo portano ad intrattenere rapporti con enti territoriali, provinciali o statali. La sua responsabilità è diretta.
Per entrambi i profili, è necessario il diploma nonché il possesso della Certificazione Internazionale di Alfabetizzazione Digitale.
Le competenze chiave per il profilo di AA del personale ATA
Le competenze chiave dell’Assistente Amministrativo ATA includono una combinazione di capacità tecniche, organizzative e relazionali necessarie per svolgere efficacemente le proprie mansioni. Queste competenze comprendono:
- Conoscenza amministrativa: una solida comprensione dei principi e delle procedure amministrative, compresa la gestione dei documenti, la protocollazione, la tenuta dei registri e la conformità normativa.
- Competenze informatiche: capacità nell’utilizzo di software e strumenti informatici per la gestione dei documenti, la compilazione di report, la gestione dei database e la comunicazione via email.
- Precisione e attenzione ai dettagli: saper lavorare con precisione e attenzione ai dettagli per garantire l’accuratezza delle informazioni, dei calcoli e della documentazione.
- Gestione del tempo: abilità nell’organizzazione del proprio lavoro e nella gestione del tempo per rispettare le scadenze e gestire efficacemente le priorità multiple.
- Comunicazione efficace: capacità di comunicare in modo chiaro e professionale con colleghi, studenti, genitori e altre parti interessate, sia verbalmente che per iscritto.
- Problem solving: abilità nel risolvere problemi e affrontare sfide in modo efficace, identificando soluzioni pratiche e implementando azioni correttive quando necessario.
- Lavoro di squadra: saper lavorare in team, collaborando con colleghi e altri membri del personale per raggiungere obiettivi comuni e sostenere il funzionamento efficace della scuola.
- Etica professionale: adesione a standard etici elevati, compresa la riservatezza delle informazioni sensibili e il rispetto delle normative e delle politiche aziendali.
- Adattabilità: flessibilità nell’affrontare situazioni nuove o in evoluzione e nell’adattarsi a cambiamenti nell’ambiente di lavoro o nelle procedure operative.
- Orientamento al servizio: impegno nel fornire un servizio di qualità agli studenti, al personale e ad altre parti interessate, mostrando cortesia, disponibilità e attenzione alle esigenze degli altri.
Conoscenze amministrative
Le conoscenze in ambito amministrativo sono fra le competenze fondamentali per l’Assistente Amministrativo ATA. Questo perché rappresentano la base per svolgere efficacemente una vasta gamma di compiti all’interno della scuola.
Questa competenza implica una solida comprensione dei principi e delle procedure amministrative che guidano il funzionamento quotidiano dell’istituzione educativa.
L’assistente amministrativo ATA deve essere in grado di interpretare e applicare correttamente le procedure amministrative in vari contesti. Adattandole alle esigenze specifiche della scuola e delle sue parti interessate.
Questo richiede una capacità di analisi e problem solving, per identificare le migliori pratiche e trovare soluzioni efficienti per le sfide amministrative quotidiane. Infine, la conoscenza amministrativa è una competenza in continua evoluzione.
Le normative e le procedure possono, infatti, cambiare nel tempo, richiedendo un impegno costante nell’aggiornamento e nell’apprendimento continuo.
Competenze informatiche e digitali
All’assistente amministrativo è richiesta un’adeguata competenza informatica e digitale, dimostrabile col possesso della Certificazione Internazionale di Alfabetizzazione Digitale. Ricordiamo che quest’ultima è diventata requisito obbligatorio per tutte le figure del personale ATA, eccetto che per il collaboratore scolastico.
Queste competenze comprendono una vasta gamma di abilità relative all’uso efficace degli strumenti digitali e dei software specifici. Necessari per svolgere le mansioni amministrative in modo efficiente e preciso.
Innanzitutto, è essenziale che l’AA abbia una solida conoscenza dei software per l’elaborazione testi, dei fogli di calcolo e dei programmi di presentazione. Utilizzati per la creazione e la formattazione di documenti, la gestione dei dati e la preparazione di materiali visivi per presentazioni e rapporti.
Inoltre, competenze avanzate nell’utilizzo di software di gestione documentale sono indispensabili per organizzare, archiviare e recuperare documenti in modo efficiente e sicuro.
Le competenze digitali comprendono anche la capacità di navigare in Internet in modo efficace per la ricerca di informazioni e risorse utili. Nonché per la comunicazione e la collaborazione online con colleghi e altre parti interessate.
La padronanza degli strumenti di comunicazione digitale, come la posta elettronica, le piattaforme di messaggistica istantanea e gli strumenti di videoconferenza, è fondamentale. Questo per facilitare la comunicazione e la condivisione di informazioni all’interno dell’ambiente lavorativo.
Inoltre, l’assistente amministrativo dovrebbe avere competenze nell’utilizzo di software specifici per la gestione del tempo e delle attività. Che consentono di organizzare le proprie responsabilità, pianificare le scadenze e monitorare i progressi.
Infine, la consapevolezza e la padronanza delle best practices per la sicurezza informatica sono essenziali per proteggere i dati sensibili della scuola e prevenire potenziali minacce cyber.
Gestione e archiviazione documenti
L’AA deve avere familiarità con la gestione dei documenti. La stessa spazia dalla ricezione e archiviazione di documenti fino alla loro organizzazione e distribuzione in modo efficiente e conforme alle normative.
Inoltre, all’Assistente Amministrativo è richiesta una certa padronanza della protocollazione dei documenti, ovvero il processo di registrazione e catalogazione dei documenti in entrata e in uscita. Questo è essenziale per tracciare le comunicazioni e garantire la trasparenza e la responsabilità nell’ambito amministrativo.
Bisogna poi saper gestire i registri e i database. Mantenendo informazioni aggiornate e accessibili per supportare le decisioni e le attività quotidiane della scuola. Infine è necessaria una corretta gestione dei dati del personale e degli studenti.
Conoscenze in ambito contabilità
L’assistente amministrativo deve possedere conoscenze di base in ambito di contabilità. Questo perché questa competenza è fondamentale per svolgere efficacemente le proprie mansioni.
Comprendere i principi contabili e le procedure finanziarie consente all’assistente di gestire in modo accurato e trasparente le transazioni finanziarie della scuola. Inclusi i pagamenti, le liquidazioni e la tenuta dei registri contabili.
Questa competenza gli consente anche di interpretare e analizzare i dati finanziari, fornendo informazioni utili per la pianificazione e il monitoraggio del budget.
Inoltre, una conoscenza di base della contabilità permette all’assistente amministrativo di collaborare in modo più efficace con i responsabili finanziari e i revisori dei conti. Facilitando la comunicazione e la condivisione di informazioni finanziarie critiche per la gestione della scuola.
Infine, comprendere i concetti contabili aiuta l’assistente a identificare eventuali errori o discrepanze nei registri finanziari. E ad adottare le misure correttive necessarie per garantire la correttezza e l’integrità delle informazioni finanziarie della scuola.
Capacità di collaborazione con docenti e personale ATA
Le capacità di collaborazione con docenti e personale ATA sono essenziali per l’assistente amministrativo ATA. Poiché facilitano un ambiente di lavoro coeso e produttivo.
La collaborazione con i docenti è cruciale per garantire un flusso efficace di informazioni riguardanti gli studenti, le attività didattiche e gli eventi scolastici.
Inoltre, lavorare in team con il personale ATA consente di coordinare le attività amministrative e di condividere responsabilità. Per garantire un’efficace gestione della scuola.
Una comunicazione aperta e una mentalità collaborativa favoriscono la condivisione di conoscenze e idee. Facilitando la risoluzione di problemi e il raggiungimento degli obiettivi comuni dell’istituzione educativa.
Possibilità di carriera e formazione
Vediamo quali sono le possibilità di carriera offerte se si ricopre il profilo di assistente amministrativo: come si diventa AA e a quanto ammonta il suo guadagno.
Prospettive di crescita e carriera
In genere, l’assistente amministrativo è un dipendente scolastico, così come lo sono coloro che rientrano nel corpo docenti e nel personale ATA.
Lo stipendio medio di un assistente amministrativo in Italia è pari a 1.228 € al mese, una somma che può aumentare in base agli anni di servizio, dato che sono previsti degli scatti di anzianità.
Nei primi 8 anni di lavoro, il compenso medio in Italia sarà di 16.696 € all’anno, per poi salire a 18.411 € tra i 9 e i 14 anni di servizio. Tra i 15 e i 20 anni di anzianità, lo stipendio medio annuale arriva a 19.680 €. Lo stesso andrà man mano salendo, in base ai successivi scatti di anzianità.
Coloro che ricoprono il ruolo di assistente amministrativo nel settore privato, percepiscono comunque uno stipendio simile. Ci aggiriamo intorno ai 20.000 € lordi all’anno, che corrispondono a circa 1.150 € netti al mese.
Ovviamente, la retribuzione da dipendente privato dipende da una serie di fattori come l’anzianità, le dimensioni dell’azienda, il tipo di mansioni svolte, per cui lo stipendio massimo può superare anche i 23.500 € lordi all’anno.
Opportunità di formazione continua
Per poter diventare assistente amministrativo è sufficiente il diploma di maturità e il possesso della Certificazione Internazionale di Alfabetizzazione Digitale. La stessa è diventata requisito imprescindibile di accesso al ruolo.
Per trovare lavoro come AA è necessario partecipare a un bando ATA facendo domanda. Successivamente, in base al punteggio in graduatoria, si viene chiamati per ricoprire il ruolo in una determinata scuola.
Più è alto il punteggio ATA, maggiori sono le possibilità di lavorare. Il punteggio può essere aumentato frequentando dei corsi che permettano di acquisire certificazioni informatiche e/o linguistiche.
Grazie a corsi di questo tipo, non solo si possono scalare le graduatorie ma si ha la possibilità di aumentare le proprie competenze per renderle spendibili, poi, nel mercato del lavoro.
